Informativa ai sensi degli artt. 12, 13 e, quando applicabile, 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) — aggiornata a settembre 2026.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati raccolti tramite questo sito è Urban Life SRL.
Per richieste relative alla protezione dei dati personali puoi scrivere a Urbanlife.italia@gmail.com oppure utilizzare la pagina Contatti.
2. Come trattiamo i dati
I dati sono trattati secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Non chiediamo agli utenti di inserire nei moduli dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell'art. 9 GDPR, salvo che ciò sia strettamente necessario e previamente concordato.
I dati provengono principalmente dall'interessato. Quando un account del sito viene collegato a un Cliente del Gestionale Upward, alcune informazioni visualizzate nell'area personale possono provenire dal rapporto commerciale già esistente: ad esempio preventivi, fatture, pagamenti, richieste di pagamento, abbonamenti e ordini.
3. Trattamenti effettuati attraverso il sito
Navigazione tecnica, sicurezza e prevenzione abusi
Dati: indirizzo IP, data e ora, URL richiesto, informazioni tecniche del browser/dispositivo, intestazioni di rete pertinenti, eventi di errore e dati strettamente necessari a rate limiting, CSRF, sessioni e protezione del servizio.
Finalità e base giuridica: erogare il sito in sicurezza, prevenire accessi abusivi, frodi e incidenti e difendere sistemi e utenti; legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) e, ove applicabile, adempimento di obblighi di sicurezza (art. 6.1.c GDPR).
Conservazione: per il tempo necessario alla sicurezza e alla diagnosi tecnica; i dati collegati a un incidente possono essere conservati più a lungo per analisi, gestione dell'evento e tutela dei diritti.
Richieste di preventivo, demo e contatti commerciali
Dati: tipologia cliente, ragione sociale, P. IVA, nome e cognome del referente, email, telefono facoltativo, codice fiscale facoltativo, indirizzo, CAP, comune, provincia, Paese, tipologia di progetto, messaggio e dati di provenienza della richiesta (pagina di ingresso e parametri campagna/UTM se presenti). Gli identificativi analytics vengono associati alla richiesta soltanto se gli analytics sono stati accettati.
Finalità e base giuridica: rispondere alla richiesta, preparare una demo o una proposta, organizzare il contatto e, quando opportuno, predisporre la scheda Cliente e il preventivo senza reinserire i dati; misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR). Eventuali campi facoltativi non sono necessari per inviare la richiesta.
Conservazione: se non nasce un rapporto contrattuale, i dati vengono mantenuti per il periodo necessario a gestire la richiesta e gli eventuali follow-up collegati; se nasce un rapporto, i dati necessari confluiscono nella documentazione cliente e seguono i relativi tempi di conservazione.
Registrazione account e verifica dell'email
Dati: nome visualizzato facoltativo, email, credenziali protette secondo le misure adottate dal servizio, stato dell'account, stato di verifica, codici temporanei e dati tecnici di sicurezza quali IP e user-agent.
Finalità e base giuridica: creare e gestire l'account richiesto dall'utente, verificare l'indirizzo email e consentire l'accesso ai servizi online; esecuzione del servizio richiesto/rapporto contrattuale (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f GDPR).
Conservazione: per la durata dell'account e successivamente solo per quanto necessario a gestire chiusura, contestazioni, obblighi di legge o tutela dei diritti. I codici di verifica sono temporanei; il codice mostrato nel flusso di verifica email scade dopo 10 minuti.
Autenticazione, sessioni e accessi
Dati: email, esito dei tentativi di accesso, token/sessioni, ultimo accesso, IP, user-agent e dati tecnici antifrode.
Finalità e base giuridica: autenticare l'utente, mantenere la sessione, applicare limiti ai tentativi e proteggere l'account; esecuzione del servizio (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f GDPR).
Conservazione: le sessioni tecniche hanno durata limitata; il cookie autenticato del sito può durare fino a 30 giorni, salvo logout, revoca o scadenza anticipata. Gli eventi di sicurezza seguono i criteri indicati per i log tecnici.
Recupero e modifica della password
Dati: email, codici temporanei, grant/token di recupero e dati tecnici di sicurezza.
Finalità e base giuridica: consentire il recupero sicuro dell'account richiesto dall'utente e prevenire abusi; esecuzione del servizio (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f GDPR).
Conservazione: codici e grant sono temporanei, soggetti a scadenza e invalidazione dopo l'utilizzo; i dati tecnici di sicurezza seguono i criteri dei log.
Area cliente collegata al Gestionale Upward
Dati: dati anagrafici dell'account e, quando esiste il collegamento con il Cliente Core, informazioni su preventivi, fatture, pagamenti una tantum, richieste di pagamento, abbonamenti, ricorrenze, importi, scadenze, stati e ordini.
Finalità e base giuridica: mettere a disposizione del cliente lo stato dei servizi e dei documenti collegati al rapporto; esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) e, per la documentazione amministrativa/fiscale, adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR).
Conservazione: secondo la durata del rapporto e i termini applicabili ai singoli documenti; la chiusura dell'account non determina la cancellazione di documenti che devono essere conservati per legge o per tutela dei diritti.
Pagamenti, fatturazione e abbonamenti
Dati: importi, causali, stato del pagamento, metodo, riferimenti della transazione, scadenze, rimborsi, ricorrenze e dati amministrativi. Quando il pagamento è gestito da un fornitore specializzato, i dati completi della carta sono trattati direttamente dal prestatore di pagamento e non devono essere memorizzati dal sito salvo quanto strettamente necessario sotto forma di riferimenti/token.
Finalità e base giuridica: eseguire pagamenti e abbonamenti, gestire rimborsi, contabilità e fatturazione; esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) e obblighi legali, contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR).
Conservazione: i dati amministrativi e fiscali sono conservati per i termini previsti dalla normativa applicabile; i riferimenti tecnici di pagamento per quanto necessario a gestire transazione, contestazioni e sicurezza.
Assistenza e ticket
Dati: identità/account, categoria, oggetto, messaggio, stato del ticket, risposte, date e informazioni tecniche eventualmente inserite dall'utente.
Finalità e base giuridica: erogare assistenza, diagnosticare problemi e documentare le richieste; esecuzione del rapporto contrattuale (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse alla corretta gestione del servizio e alla tutela dei diritti (art. 6.1.f GDPR).
Conservazione: per il tempo necessario a gestire il ticket e, successivamente, per il periodo utile a documentare l'assistenza, prevenire contestazioni e tutelare le parti.
Richieste di chiusura abbonamento, rimozione account ed esercizio dei diritti
Dati: account, tipo di richiesta, motivazione facoltativa, stato, date e attività necessarie alla verifica dell'identità e alla gestione della pratica.
Finalità e base giuridica: gestire cessazione del servizio, rimozione dell'account e richieste privacy; esecuzione/gestione del contratto (art. 6.1.b GDPR), adempimento di obblighi legali derivanti dal GDPR (art. 6.1.c GDPR) e tutela dei diritti.
Conservazione: la pratica viene conservata per il tempo necessario a dimostrare la corretta gestione della richiesta e degli obblighi connessi. La cancellazione non comprende dati che devono essere mantenuti per legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto.
Recensioni
Dati: nome, email, valutazione, titolo e testo della recensione. L'email è utilizzata per gestione e moderazione e non è destinata alla pubblicazione.
Finalità e base giuridica: ricevere, moderare e pubblicare recensioni inviate volontariamente per tale finalità e contrastare contenuti abusivi; legittimo interesse del Titolare a raccogliere feedback autentici e dell'utente a rendere pubblica la propria esperienza (art. 6.1.f GDPR). L'interessato può chiedere la rimozione del contenuto.
Conservazione: per il periodo di pubblicazione e gestione della recensione, salvo richiesta di rimozione o necessità di conservazione per contestazioni/abusi.
Commenti agli articoli
Dati: nome, email, testo del commento e articolo di riferimento. L'email serve alla gestione/moderazione e non è destinata alla pubblicazione.
Finalità e base giuridica: moderare e pubblicare il commento inviato dall'utente, gestire la discussione e prevenire spam/abusi; legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR), tenendo conto dell'iniziativa dell'utente e della possibilità di richiedere la rimozione.
Conservazione: per il periodo in cui il commento resta pubblicato o necessario alla moderazione, salvo rimozione o esigenze di tutela.
Comunicazioni di servizio ed email transazionali
Dati: email, nome quando disponibile e informazioni strettamente necessarie alla comunicazione, ad esempio codici di verifica, recupero password, risposte di assistenza, preventivi e comunicazioni sul servizio.
Finalità e base giuridica: inviare comunicazioni necessarie a richieste, account e rapporto contrattuale; art. 6.1.b GDPR e, quando necessario per obblighi normativi, art. 6.1.c GDPR. Queste comunicazioni non costituiscono newsletter o marketing promozionale autonomo.
Conservazione: secondo la finalità della comunicazione e il relativo rapporto. Eventuali log tecnici di consegna sono conservati nei limiti necessari a sicurezza e prova dell'invio.
Backup, continuità operativa e gestione incidenti
Dati: copie dei dati presenti nei sistemi produttivi nella misura in cui siano incluse nei backup, log tecnici e informazioni necessarie al ripristino.
Finalità e base giuridica: garantire disponibilità, integrità, ripristino e resilienza dei servizi; legittimo interesse e obblighi di sicurezza (artt. 6.1.f, 6.1.c e 32 GDPR, secondo il caso).
Conservazione: secondo cicli di rotazione e sovrascrittura definiti nelle procedure tecniche. I dati eliminati dai sistemi attivi possono permanere temporaneamente nelle copie di sicurezza fino alla loro naturale rotazione, salvo necessità di isolamento per incidenti o obblighi legali.
Contenzioso, tutela dei diritti e richieste delle autorità
Dati: dati pertinenti al rapporto o all'evento oggetto di verifica.
Finalità e base giuridica: accertare, esercitare o difendere diritti, gestire contestazioni e rispondere a richieste legittime di autorità; legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) e obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
Conservazione: per il tempo necessario alla gestione della pratica e ai termini di prescrizione/decadenza applicabili.
4. Cookie, strumenti tecnici e analytics
Il sito utilizza cookie e strumenti tecnici necessari a sessione, autenticazione, sicurezza e memorizzazione delle preferenze. Gli analytics proprietari non necessari vengono attivati soltanto dopo una scelta positiva dell'utente. Quando attivi possono trattare un identificativo visitatore, un identificativo di sessione, pagina visitata, referrer, parametri UTM/campagna, interazioni con CTA ed eventuali metadati dell'evento.
La scelta analytics può essere modificata in qualsiasi momento dal link “Preferenze analytics” nel footer. Maggiori dettagli sono disponibili nella Cookie Policy.
5. Destinatari, responsabili e persone autorizzate
I dati possono essere trattati da personale e collaboratori autorizzati nei limiti delle rispettive mansioni e da fornitori necessari all'erogazione del servizio, quali hosting/infrastruttura cloud e VPS, posta elettronica, backup e sicurezza, assistenza tecnica, servizi di pagamento, consulenti amministrativi, fiscali o legali. Quando operano per conto del Titolare, i fornitori sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR ove richiesto.
I dati possono inoltre essere comunicati a soggetti pubblici, autorità o altri destinatari quando ciò sia previsto dalla legge o necessario per la tutela di un diritto. L'elenco aggiornato dei responsabili/sub-responsabili rilevanti può essere richiesto al contatto privacy.
6. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Il Titolare privilegia fornitori e localizzazioni nello Spazio Economico Europeo. Se un fornitore comporta un trasferimento di dati verso un Paese terzo, il trasferimento viene effettuato soltanto in presenza di uno dei meccanismi previsti dal Capo V GDPR, ad esempio una decisione di adeguatezza o garanzie adeguate quali le clausole contrattuali standard, con le ulteriori misure eventualmente necessarie. Informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste al contatto privacy.
7. Conservazione e cancellazione
Il Titolare applica il principio di limitazione della conservazione: i dati sono mantenuti per il tempo necessario alla specifica finalità, poi eliminati, anonimizzati o conservati soltanto quando sussiste un obbligo di legge o una concreta esigenza di tutela. I tempi possono quindi variare tra dati tecnici, commerciali, contrattuali, fiscali e contenuti pubblicati.
La richiesta di rimozione dell'account non produce una cancellazione indiscriminata e immediata: prima vengono verificati identità, rapporti in corso, documenti da conservare e obblighi applicabili. I dati non più necessari vengono rimossi o anonimizzati; eventuali copie residue nei backup seguono il relativo ciclo di rotazione.
8. Natura del conferimento
I campi indicati come obbligatori nei moduli sono necessari per erogare il servizio o gestire la richiesta; il mancato conferimento impedisce di completare quella specifica operazione. I campi indicati come facoltativi possono essere omessi senza impedire l'invio. Il consenso agli analytics è sempre facoltativo e il rifiuto non limita l'accesso alle funzioni del sito.
9. Decisioni automatizzate
Il sito utilizza controlli automatici di sicurezza, rate limiting, validazione e moderazione preventiva, ma non prevede decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR.
10. Diritti dell'interessato
Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione; quando il trattamento è basato sul consenso puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Le richieste possono essere inviate al contatto privacy indicato sopra.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o, nei casi previsti, all'autorità di controllo competente.
Dall'area cliente puoi inviare richieste di rimozione account o chiusura abbonamento. Sono registrate e gestite manualmente secondo il contratto e gli obblighi applicabili: la chiusura dell'account non cancella documenti fiscali, contabili o altri dati che devono legittimamente essere conservati.
Scrivi a Urbanlife.italia@gmail.com indicando l'oggetto della richiesta. Potremo chiederti informazioni ragionevoli per verificare l'identità prima di intervenire sui dati.
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